Un documento, de principio a fin
Cinco pasos por lo que le pasa a un contrato desde que llega hasta que deja rastro. Son pantallas del producto, no una presentación. Nadie te va a llamar por mirarlas.
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Entra y encuentra su sitio, no una carpeta
El documento llega y cae donde le toca por lo que es, no por donde lo dejó quien lo subió. Contratos de proveedores, corporativo y societario, licitaciones, permisos y licencias, regulatorio COFEPRIS: la estructura es la del área legal de la empresa, no la del escritorio de una persona.
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Gana identidad jurídica
Deja de ser un PDF y pasa a ser un registro: identificador propio, estatus, tipo y sub-tipo, área responsable, fecha de inicio y de vencimiento. El original sigue ahí, a la vista, en la misma pantalla que sus campos. Eso es lo que separa un repositorio inteligente de una unidad compartida.
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Sabe quién puede qué
Cada persona con su rol, y cada rol con su alcance: editor, lector o nadie. Se ve quién actualizó una cuenta, cuándo entró por última vez y a qué empresas alcanza. El acceso deja de ser una conversación y pasa a ser un estado que se consulta.
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Avisa antes, no después
Vence en 3 días, en 26, en 47. La vigencia deja de vivir en la memoria de alguien y pasa a ser una tarea con dueño, con el documento del que depende y con la empresa a la que pertenece. La diferencia entre enterarse y anticiparse cabe en esa pantalla.
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Deja rastro, y el papel también
Cada movimiento queda registrado y sale solo cuando alguien lo pide. Y el expediente físico viaja con el digital: su instalación, su caja de origen y la final, el dictamen, quién lo resguardó y si ya está digitalizado. El puente entre la bodega y la pantalla es auditable de los dos lados.
El cumplimiento reactivo fue suficiente durante años. El entorno actual premia el control.
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