El vocabulario, sin rodeos
Los términos que aparecen en una auditoría, en un due diligence o en una renovación, explicados por lo que significan para tu operación. No son definiciones de norma: son las consecuencias de cada una.
Conservación y prueba
Lo que permite demostrar, más adelante, que un documento es el mismo.
- La secuencia continua de responsables de un expediente, desde su origen hasta su consulta, sin tramos sin dueño.
Cadena de custodia
- El comprobante que demuestra que un documento digital se conservó íntegro desde una fecha concreta.
Constancia de conservación
- La norma mexicana que fija cómo se conserva un documento digital para que su contenido siga siendo demostrable con el tiempo.
NOM 151
NOM-151-SCFI-2016
Firma
Quién manifestó su voluntad, y con qué fuerza se puede sostener.
- La firma electrónica ligada sólo al firmante, bajo su control exclusivo, que deja ver cualquier alteración posterior de la firma o del documento.
Firma electrónica avanzada
- La firma electrónica que identifica al firmante y expresa su aprobación, sin reunir los requisitos de fiabilidad que la ley exige a la avanzada.
Firma electrónica simple
Regulatorio
Los registros y estándares con vigencia que hay que poder acreditar.
- El órgano desconcentrado de la Secretaría de Salud que ejerce la regulación, el control y la vigilancia sanitarios, cuyas autorizaciones hay que poder acreditar en cualquier momento; algunas, como el registro sanitario, vencen.
COFEPRIS
Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios - La norma internacional de gestión de seguridad de la información que un cliente grande suele usar como referencia al evaluar al proveedor que resguarda sus documentos.
ISO 27001
ISO/IEC 27001 - El registro ante la STPS que deben tener las personas físicas o morales que prestan servicios u obras especializadas, y que se renueva cada tres años.
REPSE
Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas
Práctica documental
Los conceptos con los que se organiza el trabajo de un área legal.
- La revisión de los documentos de una empresa antes de una operación, donde lo que no se encuentra se descuenta del precio.
Due diligence documental
- Una sola versión de la verdad documental de un asunto, en lugar de copias del mismo expediente en varias áreas.
Expediente único
- El conjunto de atributos que convierten un documento suelto en un registro: qué es, de quién, desde cuándo, hasta cuándo y quién responde.
Identidad jurídica
- El rastro de quién hizo qué cambio sobre un documento y cuándo, con el valor anterior y el nuevo, generado solo, sin que nadie tenga que anotarlo.
Trazabilidad documental
- El periodo durante el cual un documento surte efectos, tratado como un dato del registro y no como un recordatorio de alguien.
Vigencia documental
El cumplimiento reactivo fue suficiente durante años.
El entorno actual premia el control.
Agenda una sesión estratégica. Sales de ella con tu área de máximo riesgo identificada y un plan claro para empezar.