El vocabulario, sin rodeos
Los términos que aparecen en una auditoría, en un due diligence o en una renovación, explicados por lo que significan para tu operación. No son definiciones de norma: son las consecuencias de cada una.
Conservación y prueba
Lo que permite demostrar, más adelante, que un documento es el mismo.
Cadena de custodia
La secuencia continua de responsables de un expediente, desde su origen hasta su consulta, sin tramos sin dueño.
Constancia de conservación
El comprobante que demuestra que un documento digital se conservó íntegro desde una fecha concreta.
NOM 151
La norma mexicana que fija cómo se conserva un documento digital para que su contenido siga siendo demostrable con el tiempo.
Firma
Quién manifestó su voluntad, y con qué fuerza se puede sostener.
Regulatorio
Los registros y estándares con vigencia que hay que poder acreditar.
COFEPRIS
La autoridad sanitaria mexicana, cuyos registros y avisos tienen vigencia y hay que poder acreditar en cualquier momento.
ISO 27001
El estándar internacional de gestión de seguridad de la información, que un cliente grande suele pedir al proveedor que resguarda sus documentos.
REPSE
El registro que deben tener las empresas que prestan servicios especializados en México, con renovación periódica.
Práctica documental
Los conceptos con los que se organiza el trabajo de un área legal.
Due diligence documental
La revisión de los documentos de una empresa antes de una operación, donde lo que no se encuentra se descuenta del precio.
Expediente único
Una sola versión de la verdad documental de un asunto, en lugar de copias del mismo expediente en varias áreas.
Identidad jurídica
El conjunto de atributos que convierten un documento suelto en un registro: qué es, de quién, desde cuándo, hasta cuándo y quién responde.
Trazabilidad documental
El rastro de quién hizo qué sobre un documento y cuándo, generado solo, sin que nadie tenga que anotarlo.
Vigencia documental
El periodo durante el cual un documento surte efectos, tratado como un dato del registro y no como un recordatorio de alguien.
El cumplimiento reactivo fue suficiente durante años. El entorno actual premia el control.
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