Identidad jurídica
El conjunto de atributos que convierten un documento suelto en un registro: qué es, de quién, desde cuándo, hasta cuándo y quién responde.
Un PDF suelto tiene nombre y peso. Un registro con identidad jurídica tiene además tipo, sub-tipo, área responsable, fecha de inicio, fecha de vencimiento, estatus y rastro. La diferencia no es de formato: es que sobre el segundo se pueden tomar decisiones sin abrirlo.
Por qué el nombre del documento no basta
Contrato_final_v3_REV.pdf es una descripción escrita por quien lo guardó, no
un atributo del documento. No se puede filtrar por ella, no se puede vencer, no
se puede auditar y no sobrevive a la salida de esa persona.
Cómo se nota que falta
Cuando para saber si un contrato sigue vigente hay que abrirlo y leerlo. Ese gesto, repetido por un área entera, es el costo de no tener identidad jurídica en el repositorio.
Se lee mejor con
El cumplimiento reactivo fue suficiente durante años. El entorno actual premia el control.
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