Trazabilidad documental
El rastro de quién hizo qué cambio sobre un documento y cuándo, con el valor anterior y el nuevo, generado solo, sin que nadie tenga que anotarlo.
Es el registro de los movimientos sobre un documento: quién lo cargó, lo creó, lo modificó, lo reemplazó o lo eliminó, en qué momento, y qué valor tenía antes. Su valor no está en existir, sino en generarse solo.
La prueba que se pide en auditoría
Una auditoría rara vez pide el documento y ya. Pide el documento y la historia del documento. Un rastro que se construye a mano cuando lo piden no es un rastro: es una reconstrucción, y se nota.
Qué la distingue de un historial de versiones
El historial guarda cómo era el contenido. La trazabilidad dice además quién hizo cada cambio y cuándo, y alcanza a lo que no está dentro del archivo: sus datos. Si alguien movió una fecha de vencimiento o cambió al responsable, la trazabilidad lo registra aunque el PDF siga idéntico.
Se lee mejor con
Conservación y prueba
Cadena de custodia
La secuencia continua de responsables de un expediente, desde su origen hasta su consulta, sin tramos sin dueño.
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Identidad jurídica
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ISO 27001
La norma internacional de gestión de seguridad de la información que un cliente grande suele usar como referencia al evaluar al proveedor que resguarda sus documentos.
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El cumplimiento reactivo fue suficiente durante años.
El entorno actual premia el control.
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