Cadena de custodia
La secuencia continua de responsables de un expediente, desde su origen hasta su consulta, sin tramos sin dueño.
Es la sucesión documentada de quién ha tenido a su cargo un expediente. El término viene del proceso penal, donde el Código Nacional de Procedimientos Penales la define como el sistema de control y registro de la evidencia; en la gestión documental se usa por extensión, para el papel y para el digital: lo que se demuestra es que entre el origen y hoy no hubo un tramo sin responsable.
El punto que se rompe
Casi siempre en el traslado: cuando un expediente sale de una bodega, cuando se digitaliza, cuando cambia el proveedor de resguardo o cuando alguien deja el área. Son los momentos en que el papel y el registro dejan de coincidir.
Papel y digital, a la vez
Una cadena que sólo cubre lo digital deja fuera la caja donde está el original. Para un expediente que puede terminar frente a un tercero, la custodia útil es la que cubre los dos lados y los mantiene atados: la caja física con su ubicación, y el registro digital que la nombra.
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