Un consentimiento informado extraviado ante una demanda por negligencia es catastrófico.

Estos son los documentos de mayor importancia y mayor riesgo del sector salud.

Convenio con aseguradora2027-09Vigente

Registro de dispositivovence en 10 díasPor vencer

Cédula profesionalpermanenteVigente

Datos ficticios. Mapa documental ilustrativo.

Dónde está el riesgo

RASTRO

Consentimientos informados

Perder uno ante una demanda por negligencia es catastrófico.

Equipo

OPERACIÓN

Licencia sanitaria de establecimiento

Sin ella no opera el hospital, la clínica o el laboratorio.

Establecimiento

CUMPLIMIENTO

Cédulas profesionales del personal

Evidencia de que el personal está legalmente facultado.

Responsable

DATOS

Aviso de privacidad (datos personales sensibles)

Los datos de salud son datos sensibles: exigen consentimiento expreso y por escrito.

Responsable

Los 12 documentos críticos agrupados por el riesgo que cubren

Además de la base corporativa que toda empresa necesita en orden: el acta constitutiva y los estatutos, los libros corporativos y los poderes notariales.

Datos ficticios. Mapa documental ilustrativo.

Licencias y Autorizaciones Sanitarias

Licencia Sanitaria de EstablecimientoYa sea para un hospital, una clínica, un laboratorio o un almacén de insumos médicos.
Aviso de Responsable SanitarioEl documento oficial que designa a la persona responsable de la operación ante la ley.
Avisos de FuncionamientoPara servicios de salud que no requieren licencia pero sí notificación oficial.

Expediente Clínico y Protección de Datos

Consentimientos InformadosDocumentos donde el paciente acepta procedimientos. Perder uno de estos ante una demanda por negligencia es catastrófico.
Aviso de Privacidad (Datos Personales Sensibles)El estado de salud es dato personal sensible: la ley exige consentimiento expreso y por escrito para tratarlo, y lo vigila la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno (antes INAI).
Expedientes de Pacientes (Digitalizados)Asegurar que la historia clínica sea trazable y segura; la NOM-004-SSA3-2012 obliga a conservarla al menos 5 años desde el último acto médico.

Gestión de Dispositivos y Medicamentos

Registros Sanitarios de Dispositivos MédicosCada dispositivo que la empresa provee (salvo los de bajo riesgo exentos) necesita su registro vigente: 5 años, prorrogables por 10.
Certificados de Buenas Prácticas de Almacenamiento y DistribuciónEvidencia de que los insumos no se dañaron en el trayecto.
Contratos de Mantenimiento de Equipo MédicoGarantías y bitácoras de que los equipos (como tomógrafos o monitores) funcionan correctamente.

Relaciones con Profesionales y Hospitales

Contratos de Prestación de Servicios MédicosAcuerdos con doctores, enfermeras y especialistas.
Títulos y Cédulas Profesionales del StaffUna farmacéutica o clínica debe tener evidencia de que todo su personal está legalmente facultado.
Convenios con Aseguradoras y Hospitales PúblicosContratos de subrogación de servicios que suelen ser muy estrictos en sus cláusulas de cumplimiento.

¿Qué documentos debe resguardar una institución de salud, empezando por el expediente clínico?

El expediente clínico de cada paciente, que la NOM-004-SSA3-2012 obliga a conservar al menos 5 años desde el último acto médico, con sus consentimientos informados; la licencia sanitaria del establecimiento; las cédulas profesionales del personal, y el aviso de privacidad, porque los datos de salud son datos personales sensibles.